Oke Wargi APDET, kali ini saya akan share mengenai Materi Pembelajaran Administrasi Perkantoran, agar Wargi Apdet semua bisa memahami lebih dalam mengenai Apa itu Administrasi Perkantoran.
1.Pengertian Kearsipan
Sebelum kita mempelajari sistem kearsipan, marilah kita kenali lebih jauh apa itu arsip. Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap tanpa arsip. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sisitem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:
1. Penciptaan arsip/warkat
2. Pemiliha arsip/warkat
3. Pengendalian arsip/warkat
4. Penyimpanan arsip/warkat
5. Perawatan arsip/warkat
6. Pemusnahan arsip/warkat
a. Menurut Milton Reilzfeld, kegunaan arsip yaitu :
1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)
b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah
Surat menyurat dinas merupakan kebutuhan wajib bagi suatu instansi atau perkantoran. Buku korespondensi ini menyajikan secara lengkap surat-surat dinas dengan dilengkapi aturan pemakaian bahasa yang benar. Lebih lengkap lagi buku disertai dengan contoh-contoh surat berikut formatnya yang disajikan secara runtut dan praktis sehingga mudah diterapkan. Penting bagi para sekretaris, pegawai kantor, sekolah, instansi pemerintah,instansi swasta dan yang berkaitan dengan korespondensi.
Pengurusan surat
Pengurusan surat tidak terbatas menerima dan mengirimkan surat, tetapi juga
termasuk kegiatan mengarahkan maupun mendistribusikan surat ke unit-unit
pengolah dalam suatu Instansi. Tujuan dari pengurusan surat adalah agar surat
sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Secara garis besar kegiatan
dalam pengurusan surat meliputi :
a) Menerima surat masuk
b) Mensortir surat masuk
c) Menetapkan dan menentukan arah surat
d) Mengklasifikasi dan mengindeks surat
e) Mencatat surat
f) Mendistribusi surat dan
g) Mengirimkan surat keluar.
Beberapa permasalahan yang sering muncul dalam pengurusan surat antara
lain :
1. Keterlambatan penyampaian surat yang mengakibatkan kelambatan dalam melaksanakan tindakan sesuai informasi yang dikandung di dalamnya.
2. Lokasi surat tidak diketahui atau hilang.
3. Kesalahan dalam pengarahan surat, dalam artian pendistribusian surat ke unit
pengolah masing-masing.
4. Kebocoran informasi
Munculnya permasalahan tersebut pada umumnya disebabkan oleh berbagai
hal yang saling berkaitan antara lain :
a. Pengorganisasian surat
Banyak terjadi di berbagai organisasi kegiatan pengurusan surat belum
diorganisasikan secara benar. Terkadang tidak dikatahui unit organisasi yang
bertanggung jawab terhadap pengelolaan surat secara menyeluruh. Tidak
jarang keluar masuknya surat tidak melalui satu pintu sehingga menyulitkan
pengendaliannya.
b. Prosedur kerja
Prosedur dan tata kerja tidak diatur secara efisien. Arus surat masih tumpang
tindih. Gejala yang sering terjadi di berbagai organisasi ialah adanya praktek
yang mengharuskan semua naskah dinas harus diketahui pimpinan. Pimpinan
harus membaca lebih dahulu sumua surat sebelum menyampaikannya pada
stafnya. Hal ini berarti tidak efisien karena pimpinan juga melaksanakan tugas
pengarah. Hal seperti ini bukan merupakan problem bagi instansi kecil. Akan
tetapi untuk instansi yang cukup besar dengan jumlah surat yang dikelola
cukup besar volumenya, hal ini menimbulkan persoalan tidak sepele. Keadaan
ini pada umumnya muncul karena beberapa hal antara lain :
a) Keinginan pimpinan untuk mengetahui seluruh informasi/surat
b) Adanya ketidakpercayaan pimpinan pada stafnya.
Hal ini menimbulkan permasalahan dalam kaitannya dengan prosedur dan tata
kerja ialah hal yang terkait dengan pencatatan surat, banyak terjadi di berbagai
organisasi semua surat tanpa mempertimbangkan bobot informasinya
dikendalikan dan dicatat sebagai surat penting. Hal ini selain tidak efisien juga
menimbulkan kelambatan dan menciptakan peluang untuk hilangnya suatu
surat.
c. Tenaga
Secara kualitatif Sumber Daya Manusia di bidang kearsipan belum
memadai untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan surat. Pada umumnya
tenaga yang tersedia tidak memiliki bekal di bidang kearsipan. Bahkan
pengetahuan tentang tugas dan fungsi organisasipun belum memadai. Hal ini
akan sangat berpengaruh terhadap pengelolaan surat organisasi yang
bersangkutan.
Selain permasalahan tersebut masih banyak lagi permasalahan lain yang
dihadapi di bidang kearsipan. Oleh karena itu untuk penyempurnaan pelaksanaan
system dan prosedur pengurusan surat, sebagai suatu langkah dalam bidang
kearsipan perlu disampaikan disini beberapa hal yang berkaitan dengan
pengurusan surat, yaitu pengorganisasian pengurusan surat, pengendalian surat
dan penataan berkas.
0 komentar:
Posting Komentar